Diarium och arkiv

Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Diarium är ett sådant register. I diariet registreras både offentliga och hemliga handlingar. Däremot behöver handlingar som inte är hemliga och som är av mindre betydelse för myndighetens verksamhet inte registreras.

Inkommande och utgående post till och från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, verksamhetsnämnden samt miljö- och byggnadsnämnden registreras dagligen av registratorer. Kontakta registrator vid aktuell styrelse/nämnd för att ta del av handlingar.

Enligt en av våra grundlagar, Tryckfrihetsförordningen, har alla rätt att ta del av allmänna handlingar. Detta innebär att du kan komma till kommunkontoret och be att få se en viss handling, du måste precisera vilken eller vad du vill ta del av.

Tjänstemannen får inte fråga vem du är eller vad du ska ha den till. Vid varje förfrågning görs en sekretessprövning, det vill säga, man kontrollerar att handlingen inte innehåller någon form av känslig information. Om handlingen inte kan lämnas ut får du ett skriftligt avslag på din begäran, som du kan överklaga om du vill.

Kommunens arkivverksamhet regleras i Arkivlagen, Förvaltningslagen, Kommunallagen, Offentlighets- och sekretesslagen, Bokföringslagen, Bergs kommuns arkivreglemente, kommunens dokumenthanteringsplaner, samt flera andra lagar och förordningar.

Enligt arkivlagen ska en myndighets arkiv hållas ordnat och vårdas så att det tillgodoser

• rätten att ta del av offentliga handlingar
• behovet av information för förvaltningen och för rättsskipningen
• forskningens behov av källmaterial

I Bergs kommun är Kommunstyrelsen arkivmyndighet för den kommunala verksamheten samt för de kommunala bolagen. Arkivmyndigheten ska bland annat utöva tillsyn för att kontollera att nämnderna och bolagen fullgör sina skyldigheter och följer de lagar och regler som finns. Kommunarkivarien bistår arkivmyndigheten genom att vårda, förvara och tillgängliggöra arkivmaterialet och är rådgörande i frågor som rör arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen med flera andra lagar inom arkivområdet, olika typer av arkivfrågor, dokumenthanteringsplaner samt andra dokument och policys som styr kommunens verksamheter.

Det kommunala självstyret gör att kommunerna i stor utsträckning själva avgör vad som ska arkiveras. Inom vissa områden, till exempel ekonomi och socialtjänst, finns lagar som styr vad som ska arkiveras. Arkivlagen säger att varje myndighet ska upprätta dokumenthanteringsplaner som beskriver vilka handlingar som finns, dess förvaring samt gallringsfrist.

Arkivservice

Öppettider: mån-fre 8.00-12.00 och 13.00-15.00

Du kan kontakta kommunens arkiv för att ta del av:

• Beslut som tagits av en kommunal nämnd
• Hembygdsforska
• Material som underlättar vid släktforskning, exempelvis vilken skola eller klass dina släktingar gick i
• Kopia på betyg
• Vaccinationsuppgifter om du slutfört din gymnasieutbildning i kommunen
• Namn på dina tidigare skolkamrater
• Arkiverade bygghandlingar
• Källmaterial till uppsatser

Det är alltid bra om du ringer innan ditt besök så att de efterfrågade handlingarna kan tas fram i förväg.

Papperskopior på material kan erhållas om originalhandlingarna är i sådant skick att de klarar att kopieras eller skannas utan att de skadas. Priserna beror på papperets format och kvalitet efter kommunens gällande taxa.

Material från de gamla kommunerna

Kommunarkivet förfogar över två arkivlokaler med sammanlagt drygt 500 hyllmeter handlingar.

I den ena förvaras material från "de gamla kommunerna" dvs: Hackås kommun 1863-1970 delades både 1952 och 1971 då vissa delar överfördes till Östersunds kommun.
Åsarna kommun 1863-1951
Storsjö kommun 1863-1951
Klövsjö kommun 1863-1951
Övre Ljungadalens kommun 1952-1970
Åsarna, Storsjö och Klövsjö kommuner slogs ihop till Övre Ljungadalens kommun 1952.

Rätans kommun 1863-1970
Bergs kommun 1863-1970
Myssjö kommun 1863-1951
Ovikens kommun 1863-1970
Myssjö kommun slogs ihop med Ovikens kommun fr o m 1952.

Antalet hyllmeter för "de gamla kommunerna" är ca 260 meter. De handlingar som bevarats från de gamla kommunerna är av lite annorlunda art än de från 1971 och framåt. Dels för att mängden handlingar var mycket mindre förr och man hade möjlighet och utrymme att bevara mycket mer än idag. Därför finns hos de flesta gamla kommunerna en serie som heter "Korrespondens eller Inkomna handlingar" Denna serie är en guldgruva för den som vill studera vad som tilldrog sig till vardags i kommunen. Där finns en stor variation av ärenden som behandlats i de olika nämnderna.

I den andra arkivlokalen förvaras material från kommunsammanslagningen 1 januari 1971 och fram till idag. Detta arkiv innehåller till största delen ekonomiskt material som enligt bokföringslagen ska sparas i 10 år. Men där finns naturligtvis också protokoll och diarieförda handlingar för de nämnder och styrelser som funnits från 1971 och framåt. Där är antalet hyllmeter ca 250 meter .

Kommunerna är bara skyldiga att ta hand om sitt eget material, men om plats finns kan även annat material tas om hand om kommunstyrelsen finner det intressant ur kulturarvssynpunkt. Generellt kan man säga att det material som ska bevaras i all framtid är protokoll från nämnder och styrelser, diarieförda handlingar, bokslut och budget samt andra handlingar som enligt lagar och förordningar ska bevaras. Därutöver kan varje myndighet själv bestämma om den anser att även andra handlingar ska bevaras.