- Startsida
- Kommun och politik
- Demokrati och dialog
- Ärendehantering och offentlighet
Ärendehantering och offentlighet
Alla handlingar som kommer till kommunen hanteras på samma sätt. Nedan följer information om hur en handling blir ett ärende och hur ärendet hanteras utifrån offentlighetslagstiftningen.
En handling till kommunen kan komma från medborgare, kommuner, myndigheter, besökare, anhöriga, elever, privatpersoner, tjänstemän, förtroendevalda etc. Handlingen kan vara till exempel ett medborgarförslag, ett klagomål, en motion från ett politiskt parti, eller en ansökan.
Start
Handlingen lämnas in till kommunen.
Postöppning och ärenderegistrering
En tjänsteperson öppnar, datumstämplar, fördelar och diarieför handlingen. Den är nu i praktisk mening offentlig. Det innebär att vem som helst får ta del av handlingen om den inte skyddas av sekretess. Det är inte ovanligt att medier, som rutinmässigt hämtar ut information från kommunen, skriver och berättar om innehållet i till exempel en motion i det här läget.
Beredning
Nu har handlingen blivit ett ärende, och ska beredas. Det innebär att ärendet behandlas av en tjänsteperson, som tar fram förslag till beslut.
Ofta sker en så kallad ärendeberedning några veckor innan styrelser och nämnder sammanträder. Där redovisar ansvariga tänstepersoner muntligt sina förslag för nämndens presidie (ordförande, vice ordföranden). Detta är en slags förberedelse inför det beslutande sammanträdet.
Det är inte alla ärenden som går vidare till politiskt beslut. En del ärenden hanteras på delegation av tjänstepersoner. Dessa beslut redovisas i efterhand på sammanträdena.
Utskrift beslutsunderlag, kallelseförfarande och sammanträdeshandlingar
Nämndsekreteraren sammanställer beslutsunderlaget och bifogar det till den kallelse som skickas till nämndens politiker och tjänstemän. Även lokala medier får dessa handlingar, och ofta rapporterar de om kommande ärenden. Det är inte ovanligt att det framstår som om förslagen i handlingarna redan är beslutade men så behöver det alltså inte vara. Nämnden kan fatta ett annat beslut än det som föreslås av tjänstepersonen.
Här hittar du kallelser till sammanträden.
Sammanträde
Det är vid det formella styrelse- eller nämndssammanträdet som besluten fattas. Det som tidigare i processen kan ha uppfattats som redan beslutat (förslaget från tjänsteperson) kan förkastas av den beslutande politiska församlingen.
Protokoll och justering
Sammanträdet protokollförs och de justerare som utsetts under sammanträdet kontrollerar efter några dagar att protokollet är i sin ordning. Efter justeringen anslås protokollet på kommunens officiella webbanslagstavla som du hittar på denna sida på kommunens hemsida.
Beslutsregistrering och beslutsexpediering
Fattade beslut registreras i diariet, det system som används för att registrera ärenden. Beslutshandlingar skickas också till berörda och till de som ska utföra det som beslutats.
Arkivläggning och gallring
Handlingar som ska bevaras arkiveras för framtida behov. Arkivering och gallring sköts av kommunens arkivarie.